Den kompletta guiden till Sirvoys front desk och hur du arbetar mer effektivt

22 februari 2023 18:45 CET

Receptionen är hotellets nav. Här du tar emot gäster och gör bokningar. Och här organiseras städningen och kalendern. 

Men din reception är inte bara en möbel. Den måste vara både digital och fysisk. Att få dessa två att arbeta tillsammans är nyckeln till maximal effektivitet.

Sirvoy är den perfekta platsen för din digitala reception. Vår front desk gör det enkelt att hantera ditt hotell från vilken enhet som helst, var du än befinner dig; på plats eller till och med hemifrån.

Oavsett om du är ett Sirvoy-proffs eller om du precis har börjat samarbeta med oss, förklarar den här guiden hur du använder front desk-funktionerna i Sirvoy, hur du får ut det mesta av dem och vilka fördelar de ger både dig och dina gäster.

Är du ny med Sirvoy? 

– Prova en 14-dagars gratis provperiod och testa alla funktioner i Sirvoy Pro.

– Följ vår installationsguide och börja ta emot bokningar på ett ögonblick.

Vad är front desk software?

Front desk software är den teknologi som hotell och liknande verksamheter använder för att sköta sin dagliga verksamhet. Den sköter hantering av uppgifter, gästkommunikation, bokföring och mycket mer. Det är en huvudkomponent i hotellbokningssystem (HMS – Hotel Managment Systems) som Sirvoy.

HMS omfattar också:

  • Channel Managers
  • Bokningsformulär
  • Betalningsmoduler
  • Och mer

Hur förbättrar front desk software min verksamhet?

Viktiga uppgifter automatiseras och effektiviseras med hjälp av programvaran för front desk.  Det minimerar fel och misstag, och ökar effektiviteten. Det som tidigare tog timmar (till och med dagar) kan nu göras med ett enda klick. Den tid som Sirvoy sparar in är tid som du istället kan återinvestera i att ta hand om dina gäster.

  • Förbättrar effektiviteten – Genom att automatisera tidskrävande uppgifter. 
  • Minimerar fel och misstag – Genom att använda tillförlitliga automatiserade processer.
  • Sänker kostnaderna – Genom att underlätta arbetsbördan för dig och din personal.

”Vi bytte till Sirvoy förra året och bara älskar hur användarvänligt och genomtänkt det är. Efter att ha undersökt många bokningssystem var Sirvoy det enda som täckte alla våra behov. Vi är helt enkelt jättenöjda.” 

– Jenna Fisher, ägare till Whispering Springs Wilderness Retreat i Grafton, Kanada.

Hur Sirvoys fyra främsta front desk-funktioner hjälper dig?

Vårt front desk-system är fulladdat; låt oss få visa dig de tyngsta funktionerna. 

  1. Hur du skapar och ändrar bokningar i Sirvoy
  2. Hur du använder Sirvoys kalendersida
  3. Hur du använder Sirvoys funktioner för rumslista och städning
  4. Hur du kommunicerar med gästerna via Sirvoy

1. Hur du skapar och ändrar bokningar I Sirvoy

Nya bokningar är hotellens livsnerv. Gäster kan göra bokningar genom ditt bokningsformulär eller via bokningskanaler som Expedia, Booking.com, och många andra. Anslut Sirvoy till dessa kanaler så registreras bokningarna som dina gäster skapar automatiskt i Sirvoy. 

Men 40 % av bokningarna skapas av dig och din personal i receptionen, vilket är utmärkt för verksamheten. Bokningar som görs direkt till dig är provisionsfria.

Hur man skapar bokningar

Det finns två sätt att manuellt skapa en bokning i Sirvoy.

På sidan Ny bokning

  1. Välj inchecknings- och utcheckningsdatum i rullgardinsmenyn i kalendern.
  2. Ange antal gäster
  3. Klicka ”Sök” för att se alla tillgängliga rum (enheter) för valt datum och antal gäster.
  4. Välj det rum som gästen vill ha och ange eventuella tillval.
  5. Klicka ”Nästa steg”.
  6. Fyll i gästuppgifter
  7. Klicka ”Boka nu”

På sidan Kalender

  1. Klicka i fältet där det valda rummet och incheckningsdatum möts.
  2. Ange antalet gäster och utcheckningsdatum.
  3. Klicka “Sök” för att öppna en genväg till en ny bokning med ovanstående uppgifter förifyllda.
  4. Justera de förifyllda valen om så behövs och klicka sedan på ”Nästa steg”.
  5. Fyll i gästuppgifter
  6. Klicka ”Boka nu”

Hur man ändrar bokningar

Verksamheten är alltid i rörelse. Efter att en bokning väl har skapats sker det ofta förändringar. Ibland avbokar gästerna, vill byta rum, förlänga sin vistelse eller begära andra ändringar. 

För att hantera detta går du till sidan med bokningsinformation för varje enskild bokning.

För att komma till en sida med bokningsinformation: 

  • Klicka på ett bokningsnummer på sidan “Bokningar”.
  • Klicka på ett bokningsfält på sidan Kalender och klicka sedan ”Visa hela bokningen”.

Från sidan med bokningsinformation kan du:

Få ett meddelande vid ny bokning så att det är enkelt att hålla sig informerad om kommande gäster.

Att sortera bland en stor hög med bokningar är kanske ett trevligt problem att ha, men det kan ändå vara en utmaning. Därför har vi gjort det enkelt att söka efter bokningar på startsidan eller på bokningssidan.

2. Hur du använder Sirvoys kalendersida

Sidan “Kalender” är utformad med effektivitet i åtanke. 85 % av personalen säger att de spenderar 1-2 timmar varje dag med att söka efter information.1  På kalendersidan finns all viktig information för ditt boende samlat på ett och samma ställe, lätt att hitta. 

Den ger snabbt en överblick över:

  • Bokningar
  • Rum (enheter)
  • Tillval, med begränsad tillgång
  • Städning

Men det stannar inte där. Kalendersidan är fullmatad med funktioner som gör det enkelt att visa, organisera och ändra dessa data.

Visning av data:

Hantera bokningar och rum

Organisering av data:

3. Hur du använder Sirvoys funktioner för rumslista och städning

Sidan Rumslista visar hur dina enheter ser ut – oavsett om det är rum, campingplatser, stugor eller andra typer av boenden. För varje given dag kan du se aktuella bokningsuppgifter för dina enheter och status för städning. 

Har du ännu inte skapat några rum? 

– Kolla in vår Startguide för att lära dig grunderna på några minuter.

Navigera på sidan “Rumslista”

Du kan utforska sidan på två sätt.

Datumnavigering

Använd rumslistan för att kontrollera hotellets aktivitet i realtid – har rum 101 rengjorts? Vem bor i rum 102? Har 203 checkat ut ännu? Men du kan också använda den för att titta på historik och framtida händelser.

Använd navigeringsverktyget för att gå framåt eller bakåt en dag i taget, eller klicka på ”Välj” för att visa en viss dag bakåt eller framåt i tiden.

Flikar och filter

Se bara det du vill se, genom två metoder att begränsa vad som visas.

Använd flikar att välja mellan:

  • Alla rum
  • Alla som används
  • Incheckningar
  • Utcheckningar
  • Övernattningar
  • Evakueringslista

Använd filter för att göra ytterligare begränsningar:

  • Kategori
  • Städstatus
  • Rumstyp

Använda funktioner för städning på sidan “Rumslista”.

Städning har en enorm betydelse för om gästerna ska känna sig nöjda. .n. 86 % av hotellgästerna anger renlighet som det viktigaste kriteriet när de läser recensioner på nätet.2 För att enkelt hantera städning och andra viktiga uppgifter behöver du inte gå längre än till sidan “Rumslista”. 

Ställ in och håll koll på städning:

Användning av rumslistan i en nödsituation

Även om vi hoppas att det aldrig kommer att hända, är det ditt ansvar som värd att hålla gästerna säkra i en nödsituation.

Evakueringslistan, som finns på sidan “Rumslista”, innehåller en uppdaterad förteckning över alla incheckade bokningar.

  • Du kan se den genom att välja fliken ”Evakueringslista”. 
  • Du kan få en PDF för utskrift genom att klicka på skrivarikonen när fliken ”Evakueringslista” är markerad.
  • Ändra formatet på evakueringslistan genom att klicka på inställningshjulet.

4. Hur du kommunicerar med gästerna via Sirvoy

Gästerna förväntar sig tydlig kommunikation. 88 % av kunderna säger att den upplevelse som ett företag ger är lika viktig som den produkt som erbjuds.3

För att ge dina gäster den bästa kundupplevelsen gör Sirvoy det enkelt för dig att använda digital kommunikation. 

Hur du använder mallar för att automatisera gästkommunikation

Mallar gör att regelbunden kommunikation med gästerna blir enkel. Skapa mallar med förskrivna meddelanden och förutbestämda utskickstider  som kan skickas ut automatiskt utan mänsklig inblandning.

Till exempel:

  • E-postbekräftelse för bokningar eller avbokningar.
  • Undersökningar eller kuponger som skickas efter utcheckning.
  • Påminnelser om säkerhets- och städrutiner skickas före incheckning.
  • Guider om lokala sevärdheter skickas efter bokning för att hjälpa gästerna att planera sin resa.

Automatiska e-postmeddelanden baserat på  rumstypskategori kan hjälpa dig att skräddarsy dina meddelanden ytterligare.

Skapa en mall:

  1. Gå till Inställningar -> Språk och texter.
  2. I ”E-postmallar” eller ”SMS-mallar” klickar du på ”Skapa ny mall”.
  3. Namnge mallen (visas endast internt).
  4. I rullgardinsmenyn ”Skicka automatiskt” väljer du villkoren för att mallen ska skickas automatiskt. 
  5. Fyll i meddelandets innehåll för varje språk.
  6. Klicka “Spara”.

Behöver du inspiration? Vi har skapat exempelmallar som du kan använda som utgångspunkt.

Så här skickar du manuellt ett e-postmeddelande eller SMS till gästerna

Kommunicera med gäster direkt från sidan med bokningsinformation

För att komma till en sida med bokningsinformation: 

  • Klicka på ett bokningsnummer på sidan “Bokningar”.
  • Klicka på ett bokningsfält på sidan Kalender och klicka sedan ”Visa hela bokningen”.

På en sida med bokningsinformation:

  1. Klicka ”Skicka e-post” eller ”Skicka SMS”. Om det redan finns en e-postadress eller ett telefonnummer för bokningen kommer dessa att fyllas i automatiskt. 
  2. Välj en mall i rullgardinsmenyn ”Välj mall” eller skriv in innehållet.
  3. Klicka på knappen “Skicka e-post” när du är klar.

Skickade meddelanden registreras under sektionen ”Historik” på sidan med bokningsinformation. Där kan du förhandsgranska meddelandet, se vem som skickade det, när det skickades och om det togs emot.

Du kan också:

Hur du kan anpassa gästkommunikationen till dina gäster 

Bara för att dina meddelanden är automatiska betyder inte att de behöver vara opersonliga. 

Använd gästens namn, det specifika rum de bokat, datum för vistelsen med mera för att skapa ett personligt meddelande. 

  • Dina gäster vill känna sig speciella! 62 % av konsumenterna är ”glada” och ”förväntansfulla” när de svarar på ett personligt meddelande.4
  • Det är bra för marknadsföringen. E-postmeddelanden med personliga ämnesrader öppnas mer än dubbelt så ofta.5

Men hur kan du göra allt detta utan tidskrävande redigering?

Sirvoys platshållarkoder hjälper dig. Genom att infoga platshållarkod i dina mallar hämtar Sirvoy automatiskt den matchande informationen och lägger in den i meddelandet. 

Platshållarkod i en mall:

Kära %firstname% %lastname%

Tack för din bokning!

Platshållarkod i verkligheten:

Kära Johan Anderson,

Tack för din bokning!

I hjälptexten på sidan för skapande av mallar finns en förteckning över alla de tillgängliga koderna för platshållare.

Håll dig uppdaterad med Sirvoy-funktioner

Sirvoys front desk är fullmatad med funktioner – och vi förbättrar den regelbundet. Anmäl dig till vårt nyhetsbrev högst upp på Sirvoy-bloggen för att hålla dig uppdaterad om det senaste.

Sirvoys nyhetsbrev ger dig:

  • De senaste funktionsuppdateringarna
  • Snabb tillgång till vårt nyaste innehåll
  • Inbjudan till webbseminarier
  • Och mer

Referenser:

1. Dynamic Signal (State of Employee Communication and Engagement Study, 2019)

2. American Hotel & Lodging Association (State of the Hotel Industry, 2021)

3. Salesforce (State of the Connected Customer, 2022)

4. Dynamic Yield Research (State of Personalization in Email, 2020)

5. Klenty (Personalize Subject Lines to Double Your Cold Email Open Rates [Original Study], 2022)