Nu är rätt tid att byta bokningssystem

Känner du ibland att ditt bokningssystem är alldeles för dyrt. Stressar det dig att det faktiskt kostar mer än det smakar? I så fall kan det vara en lättnad att få höra att det nu är helt rätt tillfälle att säga adjö till det gamla och byta till något bättre, smartare och mycket billigare.

Varför byta nu?

Besöksnäringen är en bransch som ofta kräver hårt arbete samtidigt som lönsamheten kan vara låg. Speciellt i mindre verksamheter där ägaren sköter många av uppgifterna på egen hand. Vanligtvis finns det väldigt lite tid över till att utvärdera bokningssystemet. Men under den senaste tiden har det faktiskt skett en förändring.

Vi pratade med Alessandro Fregni på Toolytips, en tjänst som rekommenderar och jämför hotellsystem. Han berättar att de, från mitten av april, märkte ett ökat intresse för testversioner, när många hotell passade på att revidera sina rutiner och system under lockdown. Kort därefter började hotellen fokusera framförallt på själva bokningssystemet. Det verkar som att de rådande omständigheterna har medfört, som han beskriver det, ”en snabbare övergång från lokala lösningar till molnbaserade system”.

Tre skäl till att byta

1. Extra tid

Tidsbrist nämns ofta av hotellägare som den främsta anledningen till att de inte byter till ett bättre bokningssystem. Men för många är situationen annorlunda nu. Om det är något många har just nu så är det tid till att utforska olika alternativ. Så låt inte denna värdefulla möjlighet gå förlorad. Gör en lista över de utmaningar och problem du upplever, och en annan som beskriver de verktyg som du tror skulle göra den dagliga verksamheten enklare. Hitta det som passar dig bäst genom att undersöka marknaden och testa olika lösningar. Det kan ta lite tid att lära sig ett nytt system och lära upp sin personal, så lägg inte ner allt för mycket tid innan du är säker på att du funnit ‘den rätta’. 

En annan sak att komma ihåg är att det alltid kan dyka upp ett och annat problem när man gör förändringar. Ingen övergång är helt smärtfri och därför är det viktigt att det finns visst utrymme för misstag i början. Det är därför det är en så bra möjligheten nu att ta tid till att det sätta sig in i det nya systemets funktioner och verktyg. Se till att din nya programvara erbjuder bästa möjliga support och använd dig av den så mycket du kan, för att få råd och hjälp. 

2. Sättet vi arbetar på har förändrats 

Allt, från personal som arbetar på distans till minskad kontakt med gäster, kommer att påverka din verksamhet, och rätt verktyg och tjänster kommer att avgöra om det kommer att fungera smidigt eller inte. Alla dessa nya förebyggande åtgärder för att skapa avstånd kräver någon form av teknik för att fungera bra. Så om du tidigare har tvekat att ta klivet och börja använda den mest innovativa tekniken för att hjälpa dig med de dagliga rutinerna, så har det behovet aldrig varit större än nu. 

Alessandro, som nämndes tidigare, har märkt att fler och fler hotell frågar efter mer användarvänliga system. Han ser en övergång från ålderdomliga och svårhanterliga lösningar, som har varit oförändrade i åratal, till en mer modern, innovativ programvara. Önskelistan efter pandemin innehåller funktioner som online-incheckning, kontaktlös beställning av mat för restauranger och kontroll av kroppstemperatur som kan matas in i programvaran.

Ta inte för givet att dyrare är bättre.

3. Lägre driftskostnader

Det finns alltid en billigare leverantör där ute. Ta inte för givet att dyrare är bättre och inte heller att ett lägre pris automatiskt innebär lägre kvalitet. Tillfället att se sig om efter något nytt har aldrig varit bättre än nu. Resultatet kan bli att du gör en rejäl besparing. En kund berättade nyligen att bytet har gett besparingar på över $3,000 USD per år! De fortsatte med att berömma systemet och den fantastiska kundsupporten och var glada över att upptäcka att Sirvoy på många sätt var överlägsen deras tidigare leverantör.

Den pågående pandemin har gett oss insikten att ingenting kan tas för givet. Hotell som varit beroende av en viss säsong eller av en specifik typ av gäster har ansträngt sig hårt för att navigera rätt i dessa märkliga tider. Det har varit bra att, så långt som möjligt, gå över från stora fasta inköp (CAPEX) till månatliga tjänster (OPEX). Att investera i serverbaserade system innebär vanligtvis högre kostnader, dessutom är justeringar och uppdateringar på plats ofta dyra. Molnbaserad programvara innebär vanligtvis en låg månadskostnad där användaren kan välja mellan olika paket beroende på sin storlek, behov och intäkter. Att använda ett molnbaserat system medför också många andra fördelar som du kan läsa om i en tidigare artikel här.