I vår senaste artikel tog vi upp några av de bästa tipsen för hotellägare som letar efter ett hotellbokningssystem (PMS). Nu ska vi undersöka några av de viktigaste funktionerna som ert PMS behöver för att hjälpa er driva er anläggning på ett effektivt sätt.

Kommunikation är nyckeln

Vi är alla bekanta med ovanstående fras, och den kan verkligen tillämpas på hotellbranschen. En hotellchef måste kunna kommunicera både internt med personalen och med gästerna. Det är viktigt att informationen skickas till relevanta avdelningar när en chef eller administratör uppdaterar sitt hotellbokningssystem.

Ingenting är viktigare för att kunna hantera statistik och prognoser, så se till att göra systeminformationen användbar och lätt att sortera och extrahera.

Samma sak kan sägas om rapporter. Leta efter möjligheten att köra både proprietära och anpassade rapporter för att extrahera kritisk information från systemet. Se till att ni kan exportera till olika format, inte bara pdf. Det gör det lättare att analysera data från tidigare och framtida vistelser och hjälper er att göra ännu bättre affärer.

Visualisera och visa

Det låter verkligen uppenbart men det är viktigt att ni är nöjda med programmets gränssnitt. Med andra ord behöver ni en användarvänlig upplevelse som gör det möjligt för personalen att interagera med programvaran på ett naturligt och intuitivt sätt. Om ni inte är ensamma, kom ihåg att vissa användare kommer att vara mer tekniskt okunniga än andra och ni kommer därför behöva ett system som fungerar lika för alla.

När det gäller att visualisera, gå igenom de mest nödvändiga funktionerna först. Titta på hur bokningar visas och hur processen för incheckning och utcheckning går till. Är det enkelt men ändå funktionellt? Det bästa verktyget i detta fall skulle vara en rumsplanerare som visar all information på samma gång. Det är lätt att hamna på sidospår för att man tittar på alla häftiga funktioner så se till att först kontrollera att systemet ger utmärkta lösningar på de vanligaste händelserna. Det är mycket möjligt att ni inte kommer att använda alla ytterligare specialfunktioner och i slutändan är ert mål att driva anläggningen mer effektivt.

Andra saker som hjälper till att uppnå detta är möjligheten att lagra gästinformation och spåra återkommande gäster.Ni behöver också flexibiliteten att lägga till och paketera tillval på era rum för specialerbjudanden, extra avgifter eller sista minuten bokningar. En funktion för städning av rummen är nödvändig för att hantera dagliga uppgifter och statusen på rummen ska vara tillgängligt på smarta telefoner och surfplattor för enkel åtkomst. Denna information måste uppdateras live för att säkerställa att den är aktuell och ger tillräckligt med information till städavdelningen. Information om gästerna ska också vara snabbt och lätt åtkomliga. Verktyget för att fördela rum ska varna er om ni har ändrat en rumstyp eller om ni håller på att skapa överbokningar i systemet.

Mobil kapacitet

Du ha två val när det gäller hotellbokningssystem. Antingen lokal installation eller molnbaserad. Många hotellägare väljer molnbaserad programvara av följande skäl.

  • Startkostnaderna är lägre. Molnbaserade programvaror kräver inte dyr hårdvara såsom ett system för säkerhetskopior, webbservrar och extra bildskärmar. Det finns ingen installationsavgift eftersom det inte krävs något tekniskt besök på hotellet. Molnbaserade lösningar tar hand om eventuella underhålls- och licensavgifter som krävs och ni behöver aldrig oroa er för att ersätta dyr datorutrustning. Uppdateringar är också gratis och ingår i era prenumerationsavgifter.
  • Modern molnteknik tillåter hotellägare att ge sina gäster enastående kundservice från sina mobila enheter. Det möjliggör fri rörlighet för de anställda som kan arbeta hemifrån istället för att arbeta sent på natten från sina kontor. Den operativa effektiviteten optimeras också när ett hotellbokningssystem kan nås på en mobil enhet eftersom produktiviteten ökar när personalen är mer engagerad.
  • När ni väl har hittat det perfekta hotellbokningssystemet så är ni direkt redo att köra! Igångsättning är omedelbar och ni kan starta med att registrera rum och ta emot bokningar på bara några minuter.
  • Sist men inte minst kan ni vara säkra på att era data är säkra i molnet. Molnbaserad programvara använder kryptering för att skydda data och lagrar det säkert bakom brandväggar och autentiseringssystem. Detta betyder att ni inte behöver oroa er om en bärbar dator eller stationär dator blir stulen. Alla data har redan säkerhetskopierats i molnet för snabb och fullständig åtkomst. Detta är verkligen goda nyheter för er och era gäster!

Kom ihåg att om ni väljer en molnlösning behöver ni ett snabbt och stabilt internet.

Support

Kanske en av de mest förbisedda men ändå mest värdefulla tjänster som er leverantör ska erbjuda är en kompetent och lyhörd supportfunktion. Frågor och problem kommer att uppstå då och då så ni behöver ett tillförlitligt nätverk av proffs som finns där för att hjälpa er. Eftersom hotell aldrig har stängt så ska inte heller supporten vara det. Leta efter ett system som finns där dygnet runt.

Tekniken utvecklas snabbare än de flesta av oss hinner med så nya funktioner och integreringar ska åtföljas av supportartiklar och information för att hålla er informerade om vad som är nytt. Ett mindre företag innebär mer konkurrens och att mer tid investeras i er som hotellägare.

Detta är den andra artikeln i en serie på tre delar som hjälper er att få bästa tänkbara hotellbokningssystem för ert företag och er budget. Vårt nästa blogginlägg kommer främst att fokusera på hantering av kanaler och hur denna viktiga funktion bäst ska integreras med ert hotellbokningssystem.

Hur man väljer ett hotellbokningssystem (PMS) 2018 – Del 1