Om era gäster betalar online vid bokningstillfället ser ni det betalda beloppet som är registrerat som en förskottsbetalning vid bokningen. Dessa förskott kan betraktas som depositioner. Beroende på er bokningspolicy kan förskottsbetalningar eventuellt också återbetalas.

Under alla omständigheter bör dessa förskott inte betraktas som slutförsäljning förrän kontantfaktura eller faktura har skapats, vilket vanligtvis händer vid utcheckningen.

Hur hanterar vi förskottsbetalningar?

Låt oss säga att en gäst bokar ett rum på er hemsida till en kostnad av 1 000 kr. Ni använder PayPal och begär 30 % i förskott, så gästen betalar 300 kr. Bokningen är skapad i Sirvoy med en anteckning om att en deposition har tagits emot.

  1. Vid slutet av dagen (eller månaden) exporterar ni en rapport från PayPal och ger till er revisor. Revisorn registrerar +300 kr på PayPal-kontot och noterar att pengarna kom från bokföringskontot ”2420 Förskott från kunder” eller liknande.
  2. Några månader senare har er gäst anlänt och är nu på väg att checka ut. Ni skapar en kontantfaktura på 1 000 kr (det är här den faktiska försäljningen sker).
  3. Förskottsbetalningen på 300 kr som registrerats i bokningen inkluderas på kontantfakturan och används som en ”betalningsmetod” för att minska det förfallna beloppet. Så gästen betalar endast de resterande 700 kr.
  4. Vid slutet av dagen exporterar ni en bokföringsrapport från Sirvoy. Baserat på den rapporten registrerar revisorn försäljningen på 1 000 kr och krediterar 300 kr till bokföringskontot ”2420 Förskott från kunder” och 700 kr till bokföringskontot ni angett ska gälla när kontantfakturor betalas. Detta ställs in genom att gå till Inställningar->Betalning & fakturering->Kontoplan för bokföring och ”Bokföringskonton för betalningar” (man kan ha flera, typ ”1910 Kontant”, ”1580 Kortbetalning” osv.).

Med andra ord kan förskottsbetalningar som tas emot via PayPal (eller någon annan betalningsleverantör) registreras dagligen eller månadsvis som en klumpsumma med hjälp av ett bokföringskonto som ”2420 Förskott från kunder” eller liknande. När en försäljning har slutförts (oftast vid tidpunkten för utcheckning) betalas kontantfakturan helt eller delvis med de medel som finns tillgängliga på detta bokföringskonto.