Om dina gäster betalar online vid bokningstillfället registreras det betalda beloppet automatiskt som en betalningsnotering i bokningen. Du kan också manuellt registrera en (förskotts-)betalning genom att klicka på ”notera betalning”.
Betalningsnoteringar kan användas för två olika syften:
- Som informella anteckningar. Lämna en notering i en bokning och ta inte med den i bokföringsrapporter. På det här sättet fungerar den som en post-it-lapp med texten, ”Den här gästen har redan betalat 800 kr”.
- Som del av dokument för bokföring. Inkludera dem i bokföringsrapporter. På detta sättet kommer förskottsbetalningar att inkluderas i din bokföring. Ur ett bokföringsperspektiv betraktas förskottsbetalningar som skulder; du är skyldig gästen den tjänst som han eller hon redan har betalat för.
Du kan själv välja om du vill inkludera förskottsbetalningar eller inte när du skapar en bokföringsrapport under Fakturering -> Bokföringsrapport. Där måste du först aktivera ”Inkludera betalningar av fakturor” för att sedan kunna aktivera ”Inkludera betalningsnoteringar”.
Låt oss använda följande exempel för att se resultatet av att exkludera eller inkludera betalningsnoteringar.
Exempel:
Betalningsnoteringar är exkluderade
Om “Inkludera betalningsnoteringar” inte är vald när du skapar en bokföringsrapport kommer den endast att innehålla betalningar som har kopplats till kontantfakturor eller en fakturor. Exemplet ovan skulle ha blivit registrerat så här:
Betalningsnoteringar är inkluderade
Om Inkludera betalningsnoteringar är vald när du skapar en bokföringsrapport kommer den att innehålla alla betalningar som registrerats i Sirvoy. Dessa betalningar kommer att visas i rapporten med sina registreringsdatum.
Exemplet ovan skulle ha blivit registrerat så här:
