En del hotell och andra boenden inkluderar avbokningsavgifter i sina villkor. Denna artikel visar ett generellt förslag på hur sådana avgifter kan hanteras vid en avbokning.
Innan du lägger till några avgifter till en bokning är det viktigt att se till att dina officiella villkor tydligt nämner sådana avgifter och hur de kommer att användas. För att lägga till en avbokningsavgift till en befintlig bokning kan du gör på följande sätt:
- I bokningsvyn klickar du på ”Registrera tillval” och lägger sedan manuellt till ”Avbokningsavgift” eller en liknande beskrivning. En annan möjlighet är att skapa ett nytt tillval under Inställningar -> Tillval -> Registrera nytt tillval . I det här fallet, när du lägger till ett tillval i en bokning, visas ”Avbokningsavgift” (eller det valda namnet du väljer) i listan över fördefinierade tillval.
- Dela (splitta) bokningen och flytta tillägget (avbokningsavgiften) till en ny bokning.
- Radera den ursprungliga bokningen. På detta sätt kommer ett bokat rum återigen att vara tillgängligt för bokning, samtidigt som avbokningsavgiften fortfarande är knuten som en grupperad bokning för vidare bearbetning.
- Under betalningsfältet i den nya bokningsvyn för “avbokningsavgift” kan du klicka på ”Skapa faktura” och utfärda en faktura eller kontantkvitto som återspeglar avbokningsavgiften. Eftersom fakturan kommer att innehålla alla grupperade bokningar, kommer det ursprungligen bokade rummet fortfarande att visas. Beloppet måste bara sättas till ”0″. På det här sättet kommer fakturan att visa rum/tillval för den avbokade bokningen. Alternativt, om du inte vill att bokningsuppgifterna ska visas, välj ”Nej” under ”Inkludera grupperade bokningar” innan du fortsätter.
Om du har lagt till avbokningsavgifter som tillval i dina inställningar kanske du vill tilldela ett bokföringskonto till denna typ av intäkt i redovisningssyfte. Det kan göras i Inställningar -> Betalning & fakturering -> Kontoplan för bokföring. Läs mer om bokföringskonton i vår supportartikel om kontoplan för bokföring.