Ni kan, på gästens begäran, ta bort personuppgifter från en viss bokning och göra den anonym.

  1. Öppna bokningen det gäller och kontrollera att kryssrutan ”Utcheckad” är ikryssad av receptionen och att gästen har checkat ut och betalat.
  2. En röd ”anonym person”-ikon kommer nu att visas där gästens uppgifter finns, precis till vänster om ”Redigera”-knappen. Upprepa utcheckningssteget ovan om ni inte ser den röda person-ikonen.
  3. Klicka på ikonen ”anonym person”.
  4. Ett varningsmeddelande kommer att dyka upp som säger: ”Är du säker? Om ni raderar personuppgifter från en bokning innebär det att ni inte kan hitta den här bokningen med hjälp av kundens personuppgifter längre, till exempel namn, e-postadress sov. Denna åtgärd kan inte ångras!”.
  5. Klicka på ”Radera” och gästens information är nu borttagen.

Ni har också möjlighet att göra flera bokningar anonyma samtidigt.

  1. Välj ”Tidigare” på sidan Bokningar.
  2. I vänstra kolumnen väljer ni de utcheckade eller avbokade bokningar ni vill vidta åtgärder på.
  3. Klicka på ikonen ”anonym person” precis ovanför den övre raden. Ett litet verktygstips kommer att visas (”Ta bort personuppgifter”).
  4. Ett första varningsmeddelande kommer att visas som säger: ”Personlig data från X av X valda bokningar (utcheckade eller avbokade bokningar) kommer att tas bort. Vill ni ta bort dessa uppgifter?”.
  5. Efter att ha bekräftat detta kommer ett andra varningsmeddelande att visas: ”Denna åtgärd kan inte ångras, och det går inte längre att hitta dessa bokningar med personliga gästdata om ni fortsätter. Är ni verkligen säker på att ni vill ta bort dessa data?”
  6. Klicka på ”OK” och gästuppgifterna för de valda bokningarna är nu borttagna.

OBS! Bokningshistorik som innehåller personuppgifter (t.ex. SMS /e-posthistorik) raderas också när du anonymiserar en eller flera bokningar.

För att följa GDPR-reglerna krävs det inte att ni tar bort bokningar eller gör dem anonyma direkt efter att en gäst har checkat ut och betalat även om vissa hävdar att den gör det. Men å andra sidan är ett hotell skyldigt att omedelbart radera personuppgifter om det begärs av gästen efter att de har checkat ut (och betalat). Det finns ingen tidsram i GDPR för hur länge man kan behålla personlig information men de får aldrig hållas längre än nödvändigt. Det här verktyget är ett bra sätt att hålla systemet kompatibelt med GDPR medan ni fortfarande har kvar bokningarna för statistik över försäljning och beläggning, istället för att radera bokningarna.